Wie sind Mailinglisten und HAM Sub-Gruppen miteinander verknüpft?

Im HAM lassen sich für temporäre Projekte eigene Gruppen (sogn. Sub-Gruppen) erstellen. Innerhalb einer Sub-Gruppe ist es dem Projektteam möglich, in einem gemeinsamen Cloud-Ordner Dateien auszutauschen, über gemeinsamen Rocket.Chat-Kanal zu kommunizieren und alle Gruppenmitglieder über eine Mailingliste zu erreichen. Diese Art von Gruppe ist duch das Präfix  sub_ gekennzeichnet und wird NICHT in der Gruppenauswahl bei der Accounterstellung angezeigt. Die Administration einer Sub-Gruppe obliegt dem jeweiligen Manager.

Wie kann ich eine Mailingliste erstellen?

Das Erstellen von Mailinglisten erfolgt über den HAM. Einmal eingeloggt, hast du die Möglichkeit im Abschnitt Groups&Memberships eine neue Sub-Gruppe via Menu, Create Group zu erstellen. Neu erstelle Sub-Gruppen (Mailinglisten) werden nicht sofort in den Mailman übernommen, der Vorgang dauert in der Regel ca. 2 Stunden. Du erhältst eine E-Mail, sobald deine neu erstelle Mailingliste aktiviert wurde.

Bitte beachte, dass das Anlegen neuer Mailinglisten administrierenden HTU-Mitgliedern vorbehalten ist. Das bedeutet, dass du mindestens Manager einer anderen Gruppe sein musst um eine neue Mailingliste zu erstellen.

Wie füge ich Mitglieder einer Mailingliste hinzu?

Neue Mitglieder können ebenfalls über den HAM hinzugefügt werden. Dazu logge dich ein und wechsle in den Abschnitt Admin, Subgroup Management. Klicke dort bei der gewünschten Gruppe auf Manage. Unter Menu, Add Member hast du nun die Möglichkeit unter Angabe des Benutzernamens neue Mitglieder hinzuzufügen. 

Bitte beachte, dass neue Mailinglisten-Mitglieder der Gruppe mit dem Präfix sub_ hinzuzufügen sind und NICHT der Gruppe mit dem Präfix list_.

Welche Arten von Mitgliedern gibt es bei Mailinglisten?

Es gibt im Mailman 4 Arten von "Mitgliedern" von Mailinglisten:

  • Members
    • Leute die auf der Liste sind und Nachrichten empfangen
  • Non-Members
    • Leute die an die Liste Nachrichten geschickt haben
  • Moderators
    • Leute die einfache Verwaltungsaufgaben durchführen können
  • Owners/Managers
    • Leute die alle Aspekte der Liste verwalten können

Für jede Person die in einer dieser Mitgliedsarten vertreten ist kann man einzelne Aktionen definieren. Man kann z.B. sagen, dass "Person X", die ein Non-Member einer moderierten Liste (Mails kommen erst durch wenn Moderator/Owner/Manager sie bestätigen) ist und daher keine Mails der Liste bekommt trotzdem an die Liste senden darf ohne dass die Nachrichten von "Person X" moderiert werden. Das heißt sie kommen an, ohne bestätigt zu werden.

Wie funktionieren Wildcards bei Mailinglisten?

Die Zeichenfolge "^.*" entspricht einer Wildcard. Wenn du z.B. alle Mails von allen HTU Adressen akzeptieren willst kannst du "^.*@htugraz.at" (ohne die Anführungszeichen als Non-Member zur Liste hinzufügen und dann unter Non-Member Options die entsprechende Moderationsart einstellen.

Was muss ich bei einer Mailingliste beachten?

Mailinglisten sind HAM Gruppen mit dem Präfix list_ und können mit anderen HAM Gruppen sowie einzelnen Nutzern synchronisiert werden. Die entsprechenden Nutzer werden automatisch hinzugefügt.

Wenn du HTU-Nutzer von der Liste entfernen willst, entferne sie aus der HAM Gruppe.

Der Nutzer der im HAM als Admin der Liste eingetragen ist kann nicht dauerhaft aus der Mailingliste als Admin entfernt werden. Er wird spätestens 20 Minuten nach Entfernung automatisch hinzugefügt.
Das Selbe gilt für den Listadmin (listadmin@htugraz.at).
Wenn du die Hauptverwaltung einer Mailingliste weitergeben willst verwende die "Change Manager" Funktion im HAM. Der neue Manager (und alle eingetragenen) bekommen spätestens nach 20 Minuten Zugriff.

Externe Personen können nach Belieben per Hand zu Listen hinzugefügt werden.

Wie kann ich von der Mailinglist zurückgehaltene SPAM-Mails löschen?

Wurde eine (Spam-)Mail zurückgehalten sendet dir der Mailman eine Benachrichtigung via Mail mit dem Betreff [Listenname] post from [Absender] requires approval. Diese Nachricht hat 2 Anhänge:

  •  Zurückgehaltenes (Spam-)Mail des Absenders (<betreff>.eml)
  •  Moderations Mail (confirm <zeichenfolge>.eml)

Um nun das zurückgehaltene (Spam-)Mail zu löschen, muss das Moderations Mail im Anhang göffnen und komentarlos beantwort werden. Beachte bitte, dass  die Betreffszeile nicht verändert werden darf. Du kannst natürlich auch alle Einstellungen im UI des Mailman vornehmen, aber in diesem Fall ist es per Mail einfacher.

Wie kann ich mit [ SPAM? ] markierte Mails automatisch zurückhalten?

Achte darauf, dass die Mails von "Non-Members" nicht automatisch durchgelassen werden. Dies wird durch die Einstellung "Default Processing" unter "Settings".

Dann musst die einen "Header Filter" unter "Advanced Settings" wie folgt anlegen:

Header: subject
Pattern: ^.*\[ SPAM\? \].*
Action to take when the filter matches: Hold for moderation

Wie funktionieren Header Filter?

Header Filter prüfen eingehende Nachrichten auf Attribute. Um zum Beispiel alle Nachrichten von TU Angehörigen zu akzeptieren kann man folgenden Header Filter setzen:

Header Pattern Action
from: ^.*@.*tugraz\.at accept

Wenn man alle anderen Nachrichten halten will, braucht es danach noch diesen Filter:

Header Pattern Action
from: ^.*

hold

Es ist unbedingt notwendig die Default Action for Nonmembers (und Members) unter Einstellungen auf Default Processing zu stellen. Tut man dies nicht, wird die Aktion die dort definiert ist zuerst ausgeführt und die Header Filter kommen garnicht zum tragen.

Was ist der genaue Unterschied zwischen „List Default“ und „Default Processing?“

"List Default" bedeutet, dass die Aktion angewandt wird, die in den Listeneinstellungen für Nonmember eingestellt ist. "Default Processing" ist vereinfacht:

  1. Einstellung des einzelnen Users (Member -> Moderation Action)
  2. Header Filters (Advanced Settings -> Header Filters)
  3. Einstellung des einzelnen Non-Members (Non-Member -> Moderation Action)

Kurz gesagt überspringt man mit der Einstellung "List Default" die "Header Filter"

Wie kann ich die Verantwortlichen einer Liste kontaktieren?

Wenn der Listenname test-list@lists.htugraz.at ist, kannst du die Verantwortlichen (Manager) unter test-list-owner@lists.tugraz.at erreichen. Beachte bitte, dass hier die Domain @lists.htugraz.at verwendet werden muss. Wenn du nur der Liste schreiben willst kann sowohl die domain @lists.htugraz.at als auch @htugraz.at verwendet werden.

Ich finde hier nichts, was soll ich tun?
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