Ich möchte einen Client (Outlook, Thunderbird usw. ) verwenden um meine Mails abzurufen, wie lauten die Serveradressen?

Neues System:

  • Eine detaillierte Anleitung zum verschieben der alten Mails ins neue System findest du HIER.
  Posteingangsserver Postausgangsserver
Adresse

imap.htu.tugraz.at

smtp.htu.tugraz.at

Protokoll

IMAP

SMTP

Port

Port 993 (SSL) / Port 143 (STARTTLS)

Port 587 (STARTTLS) 

Mailadresse

vorname.nachname@htugraz.at

vorname.nachname@htugraz.at

Username

username@htugraz.at

username@htugraz.at

 

Konfiguration von Microsoft's Outlook 2019

Durch die Autodiscover-Funktion von Outlook werden euch die meisten Konfigurationsschritte abgenommen. Dennoch sind ein paar kleine Einstellungen nötig, um euren E-Mail Client einzurichten. Folgende Anleitungen stehen euch hierfür zur Verfügung:

  • Für die Einrichtung von Outlook auf einem  privaten PC oder Notebook klicke bitte HIER
  • Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung von Outlook auf einem HTU-PC erhältst du HIER

Konfiguration von Mozilla's Thunderbird

Auch hier nimmt euch die Autoconfig-Funktion von Thunderbird den größten Teil der Arbeit ab. Welche Schritte dennoch zu tun sind erfährt ihr in den folgenden Anleitungen:

  • Für die Einrichtung von Thunderbird auf einem  privaten PC oder Notebook klicke bitte HIER
  • Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung von Thunderbird auf einem HTU-PC erhältst du HIER.

Konfiguration von Apples Mail (OSX)

  • Eine detaillierte Anleitung findest du HIER.
  • Alternativ kannst du in OSX Outlook verwenden. Die Einrichtung funktioniert genauso wie unter Windows.

Mobile Devices

 

Wie kann ich anderen Leuten Zugriff auf unsere Shared Mailbox geben?

Eine detaillierte Anleitung wie du dies in unserem Webmail machen kannst findest du hier.

Kurzfassung: dort kannst du bei jedem Ordner per Rechtsklick -> ACL Bearbeiten einstellen wer darauf Zugriff hat. Bedenke bitte:

  • Der Benutzername muss in der Form Benutzername@htugraz.at angegeben werden
  • Wenn ein Posteingang geteilt werden soll, muss danach ein Unterordner (z.B. Sent) geteilt werden, damit der Posteingang beim neuen Nutzer gesehen werden kann. Der ZID arbeitet hier an einer Lösung, aber es ist leider vollkommen unklar wo hier der Fehler liegt also kann das dauern.
  • Wenn ein neuer Ordner erstellt wird müssen die Berechtigungen des neuen Ordners korrigiert werden. Manchmal wird manches übernommen. Hier wird es keine Lösung geben, da eigentlich nichts übernommen werden sollte.
  • Ordner können nur an Einzelpersonen geteilt  werden können und auch jeder Ordner muss einzeln hinzugefügt/gelöscht werden. Mir/uns ist bewusst, dass das bei größeren Gruppen blöd ist und das tut uns leid. Hier wird es auch keine Lösung in absehbarer Zeit geben.

Wie kann ich mit unserer Shared Mailbox Mails versenden?

Je nachdem mit welchem Mailprogramm du Mails versenden willst ist die Vorgehensweise anders.

Folgende Anleitungen bieten wir aktuell an:

Bitte schreib uns wenn du eine bestimmte Anleitung brauchst

Wie finde ich heraus wieviel Speicher in meiner shared Mailbox belegt ist?

Wenn du den Gesamtspeicher wissen willst, kannst du uns eine Mail schicken und wir sagen es dir.

Wenn du die Größe einzelner Ordner wissen willst kannst du sie im Webmail per Rechtsklick -> Ordnergröße anzeigen lassen.

In diversen Mailclients ist dies natürlich auch möglich. In Thunderbird kannst du beispielsweise über Ansicht->Fensterlayout->Ordnerspalten die Ordnerspalten links aktivieren. Dort kannst du per Rechtsklick auf Name (oben in der linken Spalte) das Anzeigen der Größe bei jedem Ordner aktivieren

Was ist der unterschied zwischen einer shared Mailbox und einer Mailingliste?

  Shared Mailbox Mailingliste
Versenden von Mails ja nein
Speicherort der Mails in der shared Mailbox (1x je Nachricht) In den Userpostfächern (1x je User)
Hinzufügen neuer Leute Webmail (ACL) HAM / Mailman
Geeignet für kleine Gruppen große Gruppen
Standardspeicherplatz 5 GB n/A, aber durch Nutzerspeicher limitiert
Speichern von versandten Mails in der shared Mailbox in den Nutzerpostfächern
Markierung von beantworteten Mails automatisch per Antwortfunktion Liste bei Antwort in CC setzen und hoffen, dass es jeder sieht
Löschen von Mails einer für Alle jeder einzeln

 

Wie funktionieren Wildcards bei Mailingslisten?

Die Zeichenfolge "^.*" entspricht einer Wildcard. Wenn du z.B. alle Mails von allen HTU Adressen akzeptieren willst kannst du "^.*@htugraz.at" (ohne die Anführungszeichen als Non-Member zur Liste hinzufügen und dann unter Non-Member Options die entsprechende Moderationsart einstellen.

Wie kann ich Nachrichten, die eindeutig Spam sind und die von meiner Mailingliste zurückgehalten werden löschen?

Du kannst natürlich alle Einstellungen auf der Adminoberfläche des Mailman vornehmen, aber in diesem Fall ist es per Mail einfacher.

Du hast eine Mail vom Mailman in der Form [Listenname] post from [Absender] requires approval. Diese Nachricht hat 2 Anhänge. Einer der beiden ist die Mail, die der Absender versandt hat, die andere ist wichtig. Diese wichtige kannst du als Mail öffnen und beantworten (Betreffszeile nicht verändern), dann wird die Moderationsanfrage automatisch gelöscht.

Was muss ich bei einer Mailingliste beachten?

Mailinglisten sind HAM Gruppen mit dem Präfix list_ und können mit anderen HAM Gruppen sowie einzelnen Nutzern synchronisiert werden. Wenn so ein Synchronisierung eingestellt ist werden die entsprechenden Nutzer automatisch hinzugefügt. Sie bekommen einen Namen zugewiesen, dass man sieht warum sie auf der Liste sind.

Wenn du diese Nutzer von der Liste entfernen willst entferne sie zuerst aus der HAM Gruppe und dann von der Liste.

Der Nutzer der im HAM als Admin der Liste eingetragen ist kann nicht dauerhaft aus der Mailingliste als Admin entfernt werden. Er wird spätestens 20 Minuten nach Entfernung automatisch hinzugefügt.
Das Selbe gilt für den Listadmin (listadmin@htugraz.at).
Wenn du die Hauptverwaltung einer Mailingliste weitergeben willst verwende die "Change Manager" Funktion im HAM. Der neue Manager (und alle eingetragenen) bekommen spätestens nach 20 Minuten per Mail ein neues Passwort zur Liste zugesandt.

Es gibt 2 Methoden der Synchronisierung:

Add (Standard):

  • Alle Mitglieder der Gruppe werden zur Liste hinzugefügt
  • Die Listenmitglieder können per Hand um beliebig viele Leute erweitert werden
  • Die ausgeschiedenen Mitglieder müssen per Hand von der Liste genommen werden.

Sync

  • Das Systen hält die Mailingliste mit der HAM Gruppe synchron
  • Es können per Hand keine zusätzlichen Leute hinzugefügt werden
  • Die ausgeschiedenen Mitglieder werden von der Liste entfernt, sobald sie aus der HAM Gruppe ausscheiden

Änderungen in der Synchronisierungsart sind per Mail an den EDV-Support anwendbar.

Was sind die technischen Rahmen für Mailing?

Mailserver

  • DefaultMailboxSize = 1GB (kann mit guter Begründung erhöht werden)
  • max. MessageSize = 5MB (keine Erhöhung möglich)

Shared Mailboxen:

  • DefaultMailboxSize = 5GB (kann mit Begründung erhöht werden)
  • max. MessageSize = 5MB (keine Erhöhung möglich)

Mailinglisten:

  • max. MessageSize = 1MB (keine Erhöhung möglich)
  • Quota per List: 100MB (keine Erhöhung möglich)

Warum werden manche Einträge in der Adminseite vom Mailman zurückgesetzt wenn ich sie ändere?

Manche Einstellungen der Mailinglisten (Banliste, Whitelist, Blacklist, Holdlist) haben Standardeinstellungen, sollten diese von euch geändert werden, werden sie spätestens 20 Minuten später von einem Skript wieder resettet. Dies bewirkt einerseits einen zentralen Spamschutz, andererseits garantiert es auch, dass Mails von wichtigen Leuten (Vorsitz, Wirtschaftsreferat) immer ankommen.

Ein Opt-out von dieser Funktion ist unter gewissen Voraussetzungen (gute Begründung) möglich. Bitte kontaktiere uns hierfür.

Ich finde hier nichts, was soll ich tun?
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Die FAQs werden laufend erweitert. Solltest du keine Antwort auf deine Frage finden, schreib uns einfach eine Mail an ​edv-supportnoSpam@htugraz.at.