Seminarcheckliste

Seminar-Checkliste

Erste Überlegungen

Als Erstes sollte man sich überlegen, was das Ziel des Seminars ist und was im Seminar enthalten sein soll (Teambuilding? Kommunikation? Rechtliches?). Daraus ergeben sich die Aufträge für die TrainerInnen. Danach stehen ein paar weitere grundsätzliche Überlegungen an: Man muss sich entscheiden, wie lange das Seminar dauern soll. Üblich sind dreitägige Seminare (FR-SO). Der Vorteil bei viertägigen Seminaren ist der, dass man doppelt so viel effektive Arbeitszeit zur Verfügung hat, als dies bei dreitägigen Seminaren der Fall ist. Dadurch, dass der erste und letzte Tag meist durch Begrüßung und Einstieg bzw. Abschluss geprägt ist, bleibt bei drei Tagen nur mehr einer für die produktive Arbeit. Bei vier Tagen arbeitet man zwei volle Tage. Dabei ist jedoch die finanzielle Last auch dementsprechend größer.

Die Finanzen sind vorab mit dem Wirtschaftsreferat abzuklären (inkl. Projektantrag). Dabei sind die Honorar der TrainerInnen (max. 75 € pro 90 Minuten Einheit), die Kosten für die Unterkunft und Reisekosten zu berücksichtigen. Die Obergrenze ist zur Zeit (10.2023) festgelegt auf 120 € pro Person und Nacht. Zusätzlich gibt es für Studienvertretungen eine TrainerInnenförderung, wenn sie angefragt wird (first come, first served) für bis zu 1000 €. 

Danach sollte man sich überlegen, wie viele Freiheiten man den TrainerInnen überlassen möchte. Bei großen Seminaren (mit mehreren Gruppen) ist es oft sinnvoll bestimmte Zeitangaben (wie die Essenszeiten) vorzugeben. Andererseits ist es ebenfalls sinnvoll, wenn man den TrainerInnen möglich viel Freiraum lässt, damit sie ihre Aufträge bestmöglich ausführen können – sie sind schließlich die ExpertInnen.

Und eins noch vorweg: Sobald man mit mehr als zwölf TeilnehmerInnen auf Seminar fahren will, zahlt es sich aus, zwei TrainerInnen zu engagieren.

Für die Organisation 

Als OrganisatorIn eines Seminars hat man an vieles zu denken, eine Checkliste, was vor dem bzw. am Seminar wichtig ist, findet sich im Folgenden. Die meisten Punkte gelten natürlich auch für reine Arbeitsseminare ohne TrainerInnen.

Vor dem Seminar 

Bereits vor dem Seminar sind einige Dinge zu beachten:

• Passende Seminarunterkunft finden und grundlegende Informationen an das Wirtschaftsreferat weiterleiten (Wann? Wohin? Wie viele?)
• Die Teilnehmer*innen über Abfahrts- und Ankunftszeiten informieren. Dabei ist zu beachten, dass es sinnvoll ist, bereits eine Stunde vor Seminarbeginn am Seminarort zu sein. 
• Die Teilnehmer*innen sollten wissen, wie sie zum Seminarort gelangen. Es gibt verschiedene Möglichkteiten: Fahrgemeinschaften, öffentliche Verkehrsmittel, angemietete Busse etc. (-> Bei Bussen nicht vergessen Angebote einzuholen)
• Ca. eine Woche vor Seminarbeginn noch einmal in der Unterkunft anrufen und Bescheid geben, wieviele TeilnehmerInnen es nun endgültig sind, die mit auf Seminar fahren.
• Bei der Anmeldung von Teilnehmer*innen in Erfahrung bringen, welche Essensgewohnheiten die TeilnehmerInnen bzw. TrainerInnen haben (z.B. vegetarisch, spezielle Diäten, Allergien etc.). Diese Informationen an die Unterkunft weitergeben.
• Den TrainerInnen früh genug die Beginn- und Endzeiten des Seminars sowie die endgültigen TeilnehmerInnenzahlen mitteilen.
• Mit den TrainerInnen abklären, welches Material sie brauchen und wer was besorgt. Bei Renate ein Seminarpaket bestellen.
• Wenn man so etwas wie Kaffeepausen am Seminar einplant, vorher mit der Unterkunft abklären (teilweise ist das in der Seminarpauschale enthalten).
• Die TeilnehmerInnen einen groben Überblick über den Inhalt des Seminars und die Art der Seminarabhaltung geben, bevor sie dort hin fahren. So werden falsche Erwartungen und Frustration vermieden.
• Den TeilnehmerInnen sollte man außerdem mitteilen, was sie für das Seminar brauchen.
• Da sich die TeilnehmerInnen auch am Abend wohl fühlen und sich vernetzen sollen, ist es wichtig, dass in der Unterkunft eine Gelegenheit zum gemütlichen Zusammensetzen gegeben ist, bei der sie auch selbst mitgebrachte Getränke konsumieren können. Auch das gehört mit der Unterkunft abgesprochen.

Am Seminar 

• Darauf schauen, dass die TrainerInnen alles haben, was sie brauchen (einfach nachfragen).
• Der Küche die Essenszeiten mitteilen.
• Mit der Unterkunft die Rechnung durchgehen und dabei beachten, dass die Rechnungsadresse stimmt, sonst gibt es Probleme bei der Abrechnung.
• Reisekostenformulare austeilen und ausfüllen lassen.
• Letzter Tag: Den TeilnehmerInnen sagen, wann sie die Zimmer geräumt haben müssen.

Für die TeilnehmerInnen 

Für TeilnehmerInnen ist hauptsächlich wichtig zu wissen, wann das Seminar beginnt und endet, wie sie zum Seminarort kommen und was sie mitnehmen sollen. Für den letzten Punkt und was man am Seminar als TeilnehmerIn nicht vergessen sollte, hier ein paar Tipps:

Was muss in den Koffer? 

• Hausschuhe und bequeme Kleidung
• Feste Schuhe und Kleidung für draußen
• Getränke und Knabberzeug für den Abend
• evtl. Ausrüstung für die Sauna (gibt es in sehr vielen Seminarunterkünften) oder Schwimmbecken
• Spiele und Musik für die Abendgestaltung
• Schreibzeug (Block und Stifte reichen meistens), für Arbeitsseminare ggf. Laptop

Woran sollte am Seminar gedacht werden? 

• Fahrtkostenformulare ausfüllen
• Getränkerechnung in der Unterkunft begleichen
• Zimmerschlüssel wieder abgeben