Bei Veranstaltungen mit einer Handkasse und Einnahmen + Ausgaben ist es zwingend erforderlich ein Kassenjournal auszufüllen.
Bei den Einnahmen sind Getränke und Speisen getrennt voneinander aufzulisten.
Alle Originalrechnungen und Belege sind mit dem Formular einzureichen.
[Kassenjournal.pdf]
Kostenrefundierungen müssen von der kostenstellenverantwortlichen Person vollständig ausgefüllt und unterschrieben werden.
Alle Originalrechnungen sind mit dem Formular einzureichen.
[Kostenrefundierung.pdf]
Bei Ausgaben über 300,-€ ist vorab ein Projektantrag auszufüllen.
Vor dem Projekt
Der Projektantrag ist mindestens 4 Wochen vor dem Projektzeitraum mit allen Belegen und Angeboten einzureichen.
Für Ausgaben jeglicher Art ist ab 300€ ein Projektantrag inkl. einer Kostenkalkulation abzuzgeben.
[Projektantrag.pdf]
Projektnummer
Nachdem das Projekt freigegeben wurde, erhaltet ihr eine Projektnummer, die bei jeder Korrespondenz anzugeben ist!
Den Firmen ist stets die Projektnummer mit anzugeben damit wir die Rechnung bei Rechnungserhalt zuordnen können.
Projektbeschreibung
In die Projektbeschreibung sollten alle Informationen geschrieben werden die beinhalten:
1. Was wollt ihr machen?
2. Wieso wollt ihr es machen
3. Was hat es für einen Nutzen für Studierende.
Projekte
Angebote
Bei mehr als einer Kostenposition sind die Angebote in ein zip-file zusammenzufassen und die Unterordner in die einzelnen Artikel zu unterteilen.
Anschaffungen / Inventar
Für Ausgaben über 300,-€ je Kostenposition sind drei vergleichbare Angebote in gleicher Stückzahl einzuholen.
Das präferierte Angebot ist in der Kostenkalkulation anzugeben.
Eine schriftliche Bestätigung bei Sponsoring ist dem Projektantrag beizufügen!
[Anschaffungen.xlsx]
[Anschaffungen_über300Euro.xlsx]
Merchandise
Für Ausgaben über 300,-€ je Posten sind drei vergleichbare Angebote in gleicher Stückzahl einzuholen. Die Angebote sind der Kostenkalkulation beizulegen. Das präferierte Angebot ist in der Kostenkalkulation anzugeben.
[Merch.xlsx]
[Merch_über300Euro.xlsx]
Seminar / Weiterbildung
Beachte: [Seminarplanung.xlxs]
Auszufüllen ist: [Seminar_Kostenkalkulation.xlxs]
Weihnachtsfeier/Motivationsessen
Im Projektantrag muss in der Beschreibung zusätzlich die voraussichtliche Zahl an Teilnehmer:innen angegeben werden und der errechnete Gesamtbetrag gemäß der in der Gebarungsordnung festgelegten Sätze.
kleine Veranstaltungen
Für Lernabende/Spieleabende/sonstige kleinere Veranstaltungen ist in der Projektbeschreibung zusätzlich die voraussichtliche Anzahl an Teilnehmer:innen anzugeben.
große Veranstaltungen
Im ÖH Handbuch ist eine ausführliche Erklärung in Bezug auf Veranstaltungen.
Der Schwund ist mit 20-30% zu berechnen und darf diese Grenze nicht überschreiten.
Auch hier gilt, dass 3 Angebote ab 300€ eingeholt werden müssen.
[Veranstaltungen.xlxs]
Infomaterial/Leitfaden
Für Ausgaben über 300 € je Posten sind drei vergleichbare Angebote in gleicher Stückzahl einzuholen. Die Angebote sind der Kostenkalkulation beizulegen.
Eine schriftliche Bestätigung bei Sponsoring ist bei der Abgabe der Kostenkalkulation anzuhängen!
Anwesenheitsliste
Arbeitsprotokoll
Kostenrefundierung bei selbst bezahltem
Reisekosten mit dem KFZ werden nur nach vorheriger Rücksprache mit dem Wirtschaftsreferat erstattet.
[Reisekostenerstattung.pdf]
Für Veranstaltungen kann ein Scheck beantragt werden. Dieses muss stets mit dem Projektantrag eingereicht werden.
[Scheckantrag.pdf]
