Event-Checkliste

Wichtig: Freigaben für die Veranstaltungen sollten mindestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn eingeholt werden. Außerdem ist eine Kostenkalkulation einzureichen:

Kostenkalkulation

Vor der Veranstaltung

• Termin festlegen und dabei auf Kollisionen mit anderen Organisationen achten
• Raumansuchen ausfüllen und per Mail an den Mailverteiler raumansuchennoSpam@htugraz.at weiterleiten
• Finanzplan / Kalkuation erstellen und mit dem Wirtschaftsreferat besprechen finanzennoSpam@htugraz.at
• Mehrwegbecher bestellen und gegebenenfalls Mehrwegbonus beantragen
• Veranstaltung beim Veranstaltungsamt anmelden / anzeigen*
• Kontakt mit DJs, Bands, Technikern, etc. aufnehmen*
• die Veranstaltung geeignet bewerben (Plakate entwerfen und in Druck geben, Einladungen ausschicken)*
• Bestellmengen festlegen 
• Auf verleih.htugraz.at rechtzeitig die benötigten Gegenstände reservieren und gegebenenfalls mit dem Organisationsreferat in Kontakt treten
• Angebote von Lieferanten einholen (Organisationsreferat nach Kontakten fragen)
• mit den Lieferanten abklären, wann sie ihre Sachen wieder abholen
• Kontakt mit der/dem Brandschutzbeauftragten herstellen und Termin vereinbaren, falls nötig
• Kontakt mit dem zuständigen Hauselektriker aufnehmen (evtl. Schwammerl reservieren)*
• Angebote für einen Sicherheitsdienst einholen*
• Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen*
• Räumlichkeiten für die Lagerung von Materialien vor und nach dem Fest organisieren
• Wechselgeld bei einer Bank reservieren
• für einen (eventuellen) Metro-Einkauf einen Tagespass bei der Buchhaltung beantragen
• Arbeitsplan inkl. Auf- und Abbau erstellen
• Lastenrad reservieren*

Bei kleinen Veranstaltungen können ein paar Punkte möglicherweise wegfallen – diese sind in der Auflistung mit einem * gekennzeichnet.

Beim Aufbau 

• Anwesenheit für die Entgegennahme von Lieferungen
• Anwesenheit der MitarbeiterInnen überprüfen
• Genau abklären, wer wofür verantwortlich ist
• Gegebenenfalls Kühlschränke, -truhen etc. in Betrieb nehmen und füllen
• Bierkühler, Glühweinkocher oder Ähnliches in Betrieb nehmen (damit Getränke kalt oder warm sind)
• Bar(s) so aufbauen, dass keine Außenstehenden Zugriff auf die Kassen und die Becher haben
• Verkabelungen und Schläuche am Boden so fixieren, dass sie für MitarbeiterInnen und Gäste keine Gefahr darstellen
• Elektrische Geräte so platzieren, dass sie nicht nass werden und genügend Anschlüsse mit ausreichender Leistung vorhanden sind
• Tische/Bänke/Stühle so aufstellen, dass Gänge dazwischen frei bleiben (für MitarbeiterInnen und als Fluchtwege)*
• Begehung der Aufbauten mit dem/der Brandschutzbeauftragten
• Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten besorgen (beim Portier bzw. vom Brandschutzbeauftragten)
• Bei Innen-Veranstaltungen Rauchverbotsschilder anbringen (bekommt man von Gebäude und Technik)
• Preislisten aushängen bzw. auflegen und fixieren (Becherpfand nicht vergessen)
• MitarbeiterInnen in die Bars einweisen (wo steht was, wer ist wofür verantwortlich, Preise, Trinkgeld und Becherpfand besprechen)
• alle Räume absperren, die nicht von Unbefugten betreten werden sollen
• Wegweiser für die WCs aufstellen*
• Securities einweisen*

Während der Veranstaltung 

• Für Nachschub an den Bars sorgen (Essen, Getränke, Wechselgeld)
• Regelmäßig Schallpegel kontrollieren (ungefähr jede Stunde, wenn nicht anders verlangt)
• Lautstärke der Musik an Uhrzeit anpassen (wird vom Veranstaltungsamt vorgegeben)
• Füh genug MitarbeiterInnen zum Nachkaufen schicken (falls nötig)
• Kassen immer wieder entleeren und Geld sicher verstauen
• Darauf achten, dass die Schichtwechsel funktionieren
• MitarbeiterInnen mit Essen versorgen
• Gegebenenfalls MitarbeiterInnen-Anzahl erhöhen oder senken

Beim Abbau 

• Securities solange dabehalten, bis alle Gäste gegangen sind*
• klarstellen, wer wofür verantwortlich ist
• MitarbeiterInnen einweisen (was gehört wohin, was gehört welchem Lieferanten, etc.)
• Überblick über den Verbrauch schaffen – wie viele leere Gebinde können zurückgegeben werden? Notieren!
• Müll entsorgen - auf Mülltrennung achten!
• Platz bzw. Räumlichkeiten reinigen
• Gegebenenfalls jemanden zum Warten auf die Lieferanten abstellen

Nach der Veranstaltung 

• Geld zählen und direkt bei der Bank auf das Konto der HTU einzahlen (in Absprache mit dem Wirtschaftsreferat)
• Gewinn/Verlust ermitteln
• vorübergehende Lager leeren und die Materialien dorthin zurückbringen, wo sie hingehören
• Alle Belege (Rechnungen) auf die HTU bringen
• Abrechnung gemeinsam mit dem Wirtschaftsreferat vornehmen
• Rechnungen kontrollieren, die auf die HTU kommen (vor allem in Hinblick auf Rabatte)
• Nachbesprechung/Reflexion mit den MitarbeiterInnen, um eventuelle Fehler ein nächstes Mal vermeiden zu können