Intern/Veranstaltungen/Event-Checklist

Event-Checkliste

Vor der Veranstaltung

  • Termin festlegen und dabei auf Kollisionen mit anderen Organisationen achten
  • Raumansuchen ausfüllen und per Mail an den Mailverteiler raumansuchennoSpam@htu.tugraz.at weiterleiten
  • Finanzplan / Kalkuation erstellen und mit dem Wirtschaftsreferat besprechen finanzennoSpam@htu.tugraz.at
  • Mehrwegbecher bestellen und gegebenenfalls Mehrwegbonus beantragen
  • Veranstaltung beim Veranstaltungsamt anmelden / anzeigen*
  • Kontakt mit DJs, Bands, Technikern, etc. aufnehmen*
  • die Veranstaltung geeignet bewerben (Plakate entwerfen und in Druck geben, Einladungen ausschicken)*
  • Bestellmengen festlegen 
  • Auf https://verleih.htu.tugraz.at rechtzeitig die benötigten Gegenstände reservieren und gegebenenfalls mit dem Organisationsreferat in Kontakt treten
  • Angebote von Lieferanten einholen (Organisationsreferat nach Kontakten fragen)
  • mit den Lieferanten abklären, wann sie ihre Sachen wieder abholen
  • Kontakt mit der/dem Brandschutzbeauftragten herstellen und Termin vereinbaren, falls nötig
  • Kontakt mit dem zuständigen Hauselektriker aufnehmen (evtl. Schwammerl reservieren)*
  • Angebote für einen Sicherheitsdienst einholen*
  • Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen*
  • Räumlichkeiten für die Lagerung von Materialien vor und nach dem Fest organisieren
  • Wechselgeld bei einer Bank reservieren
  • für einen (eventuellen) Metro-Einkauf einen Tagespass bei der Buchhaltung beantragen
  • Arbeitsplan inkl. Auf- und Abbau erstellen
  • Lastenrad reservieren*

Bei kleinen Veranstaltungen können ein paar Punkte möglicherweise wegfallen – diese sind in der Auflistung mit einem * gekennzeichnet.

Beim Aufbau 

  • Anwesenheit für die Entgegennahme von Lieferungen
  • Anwesenheit der MitarbeiterInnen überprüfen
  • Genau abklären, wer wofür verantwortlich ist
  • Gegebenenfalls Kühlschränke, -truhen etc. in Betrieb nehmen und füllen
  • Bierkühler, Glühweinkocher oder Ähnliches in Betrieb nehmen (damit Getränke kalt oder warm sind)
  • Bar(s) so aufbauen, dass keine Außenstehenden Zugriff auf die Kassen und die Becher haben
  • Verkabelungen und Schläuche am Boden so fixieren, dass sie für MitarbeiterInnen und Gäste keine Gefahr darstellen
  • Elektrische Geräte so platzieren, dass sie nicht nass werden und genügend Anschlüsse mit ausreichender Leistung vorhanden sind
  • Tische/Bänke/Stühle so aufstellen, dass Gänge dazwischen frei bleiben (für MitarbeiterInnen und als Fluchtwege)*
  • Begehung der Aufbauten mit dem/der Brandschutzbeauftragten
  • Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten besorgen (beim Portier bzw. vom Brandschutzbeauftragten)
  • Bei Innen-Veranstaltungen Rauchverbotsschilder anbringen (bekommt man von Gebäude und Technik)
  • Preislisten aushängen bzw. auflegen und fixieren (Becherpfand nicht vergessen)
  • MitarbeiterInnen in die Bars einweisen (wo steht was, wer ist wofür verantwortlich, Preise, Trinkgeld und Becherpfand besprechen)
  • alle Räume absperren, die nicht von Unbefugten betreten werden sollen
  • Wegweiser für die WCs aufstellen*
  • Securities einweisen*

Während der Veranstaltung 

  • Für Nachschub an den Bars sorgen (Essen, Getränke, Wechselgeld)
  • Regelmäßig Schallpegel kontrollieren (ungefähr jede Stunde, wenn nicht anders verlangt)
  • Lautstärke der Musik an Uhrzeit anpassen (wird vom Veranstaltungsamt vorgegeben)
  • Füh genug MitarbeiterInnen zum Nachkaufen schicken (falls nötig)
  • Kassen immer wieder entleeren und Geld sicher verstauen
  • Darauf achten, dass die Schichtwechsel funktionieren
  • MitarbeiterInnen mit Essen versorgen
  • Gegebenenfalls MitarbeiterInnen-Anzahl erhöhen oder senken

Beim Abbau 

  • Securities solange dabehalten, bis alle Gäste gegangen sind*
  • klarstellen, wer wofür verantwortlich ist
  • MitarbeiterInnen einweisen (was gehört wohin, was gehört welchem Lieferanten, etc.)
  • Überblick über den Verbrauch schaffen – wie viele leere Gebinde können zurückgegeben werden? Notieren!
  • Müll entsorgen - auf Mülltrennung achten!
  • Platz bzw. Räumlichkeiten reinigen
  • Gegebenenfalls jemanden zum Warten auf die Lieferanten abstellen

Nach der Veranstaltung 

  • Geld zählen und direkt bei der Bank auf das Konto der HTU einzahlen (in Absprache mit dem Wirtschaftsreferat)
  • Gewinn/Verlust ermitteln
  • vorübergehende Lager leeren und die Materialien dorthin zurückbringen, wo sie hingehören
  • Alle Belege (Rechnungen) auf die HTU bringen
  • Abrechnung gemeinsam mit dem Wirtschaftsreferat vornehmen
  • Rechnungen kontrollieren, die auf die HTU kommen (vor allem in Hinblick auf Rabatte)
  • Nachbesprechung/Reflexion mit den MitarbeiterInnen, um eventuelle Fehler ein nächstes Mal vermeiden zu können