Wichtig: Freigaben für die Veranstaltungen sollten mindestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn eingeholt werden. Außerdem ist eine Kostenkalkulation einzureichen:
Kostenkalkulation
Vor der Veranstaltung
- Termin festlegen und dabei auf Kollisionen mit anderen Organisationen achten
- Raumansuchen ausfüllen und per Mail an den Mailverteiler raumansuchennoSpam@htugraz.at weiterleiten
- Finanzplan / Kalkuation erstellen und mit dem Wirtschaftsreferat besprechen finanzennoSpam@htugraz.at
- Mehrwegbecher bestellen und gegebenenfalls Mehrwegbonus beantragen
- Veranstaltung beim Veranstaltungsamt anmelden / anzeigen*
- Kontakt mit DJs, Bands, Technikern, etc. aufnehmen*
- die Veranstaltung geeignet bewerben (Plakate entwerfen und in Druck geben, Einladungen ausschicken)*
- Bestellmengen festlegen
- Auf verleih.htugraz.at rechtzeitig die benötigten Gegenstände reservieren und gegebenenfalls mit dem Organisationsreferat in Kontakt treten
- Angebote von Lieferanten einholen (Organisationsreferat nach Kontakten fragen)
- mit den Lieferanten abklären, wann sie ihre Sachen wieder abholen
- Kontakt mit der/dem Brandschutzbeauftragten herstellen und Termin vereinbaren, falls nötig
- Kontakt mit dem zuständigen Hauselektriker aufnehmen (evtl. Schwammerl reservieren)*
- Angebote für einen Sicherheitsdienst einholen*
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen*
- Räumlichkeiten für die Lagerung von Materialien vor und nach dem Fest organisieren
- Wechselgeld bei einer Bank reservieren
- für einen (eventuellen) Metro-Einkauf einen Tagespass bei der Buchhaltung beantragen
- Arbeitsplan inkl. Auf- und Abbau erstellen
- Lastenrad reservieren*
Bei kleinen Veranstaltungen können ein paar Punkte möglicherweise wegfallen – diese sind in der Auflistung mit einem * gekennzeichnet.
Beim Aufbau
- Anwesenheit für die Entgegennahme von Lieferungen
- Anwesenheit der MitarbeiterInnen überprüfen
- Genau abklären, wer wofür verantwortlich ist
- Gegebenenfalls Kühlschränke, -truhen etc. in Betrieb nehmen und füllen
- Bierkühler, Glühweinkocher oder Ähnliches in Betrieb nehmen (damit Getränke kalt oder warm sind)
- Bar(s) so aufbauen, dass keine Außenstehenden Zugriff auf die Kassen und die Becher haben
- Verkabelungen und Schläuche am Boden so fixieren, dass sie für MitarbeiterInnen und Gäste keine Gefahr darstellen
- Elektrische Geräte so platzieren, dass sie nicht nass werden und genügend Anschlüsse mit ausreichender Leistung vorhanden sind
- Tische/Bänke/Stühle so aufstellen, dass Gänge dazwischen frei bleiben (für MitarbeiterInnen und als Fluchtwege)*
- Begehung der Aufbauten mit dem/der Brandschutzbeauftragten
- Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten besorgen (beim Portier bzw. vom Brandschutzbeauftragten)
- Bei Innen-Veranstaltungen Rauchverbotsschilder anbringen (bekommt man von Gebäude und Technik)
- Preislisten aushängen bzw. auflegen und fixieren (Becherpfand nicht vergessen)
- MitarbeiterInnen in die Bars einweisen (wo steht was, wer ist wofür verantwortlich, Preise, Trinkgeld und Becherpfand besprechen)
- alle Räume absperren, die nicht von Unbefugten betreten werden sollen
- Wegweiser für die WCs aufstellen*
- Securities einweisen*
Während der Veranstaltung
- Für Nachschub an den Bars sorgen (Essen, Getränke, Wechselgeld)
- Regelmäßig Schallpegel kontrollieren (ungefähr jede Stunde, wenn nicht anders verlangt)
- Lautstärke der Musik an Uhrzeit anpassen (wird vom Veranstaltungsamt vorgegeben)
- Füh genug MitarbeiterInnen zum Nachkaufen schicken (falls nötig)
- Kassen immer wieder entleeren und Geld sicher verstauen
- Darauf achten, dass die Schichtwechsel funktionieren
- MitarbeiterInnen mit Essen versorgen
- Gegebenenfalls MitarbeiterInnen-Anzahl erhöhen oder senken
Beim Abbau
- Securities solange dabehalten, bis alle Gäste gegangen sind*
- klarstellen, wer wofür verantwortlich ist
- MitarbeiterInnen einweisen (was gehört wohin, was gehört welchem Lieferanten, etc.)
- Überblick über den Verbrauch schaffen – wie viele leere Gebinde können zurückgegeben werden? Notieren!
- Müll entsorgen - auf Mülltrennung achten!
- Platz bzw. Räumlichkeiten reinigen
- Gegebenenfalls jemanden zum Warten auf die Lieferanten abstellen
Nach der Veranstaltung
- Geld zählen und direkt bei der Bank auf das Konto der HTU einzahlen (in Absprache mit dem Wirtschaftsreferat)
- Gewinn/Verlust ermitteln
- vorübergehende Lager leeren und die Materialien dorthin zurückbringen, wo sie hingehören
- Alle Belege (Rechnungen) auf die HTU bringen
- Abrechnung gemeinsam mit dem Wirtschaftsreferat vornehmen
- Rechnungen kontrollieren, die auf die HTU kommen (vor allem in Hinblick auf Rabatte)
- Nachbesprechung/Reflexion mit den MitarbeiterInnen, um eventuelle Fehler ein nächstes Mal vermeiden zu können