Wie sind Mailinglisten und HAM Sub-Gruppen miteinander verknüpft?

Im HAM lassen sich für temporäre Projekte eigene Gruppen (sogn. Sub-Gruppen) erstellen. Innerhalb einer Sub-Gruppe ist es dem Projektteam möglich, in einem gemeinsamen Cloud-Ordner Dateien auszutauschen, über gemeinsamen Rocket.Chat-Kanal zu kommunizieren und alle Gruppenmitglieder über eine Mailingliste zu erreichen. Diese Art von Gruppe ist duch das Präfix  sub_ gekennzeichnet und wird NICHT in der Gruppenauswahl bei der Accounterstellung angezeigt. Die Administration einer Sub-Gruppe obliegt dem jeweiligen Manager.

Wie kann ich eine Mailingliste erstellen?

Das Erstellen von Mailinglisten erfolgt über den HAM. Einmal eingeloggt, hast du die Möglichkeit im Abschnitt Groups&Memberships eine neue Sub-Gruppe via Menu, Create Group zu erstellen. Neu erstelle Sub-Gruppen (Mailinglisten) werden nicht sofort in den Mailman übernommen, der Vorgang dauert in der Regel ca. 2 Stunden. Du erhältst eine E-Mail, sobald deine neu erstelle Mailingliste aktiviert wurde.

Bitte beachte, dass das Anlegen neuer Mailinglisten administrierenden HTU-Mitgliedern vorbehalten ist. Das bedeutet, dass du mindestens Manager einer anderen Gruppe sein musst um eine neue Mailingliste zu erstellen.

Wie füge ich Mitglieder einer Mailingliste hinzu?

Neue Mitglieder können ebenfalls über den HAM hinzugefügt werden. Dazu logge dich ein und wechsle in den Abschnitt Admin, Subgroup Management. Klicke dort bei der gewünschten Gruppe auf Manage. Unter Menu, Add Member hast du nun die Möglichkeit unter Angabe des Benutzernamens neue Mitglieder hinzuzufügen. 

Bitte beachte, dass neue Mailinglisten-Mitglieder der Gruppe mit dem Präfix sub_ hinzuzufügen sind und NICHT der Gruppe mit dem Präfix list_.

Wo lassen sich Mailinglisten administrieren?

Die Administration von Mailinglisten erfolgt über den Mailman, dessen Webinterface (Postorious) unter lists.htugraz.at erreichbar ist. Zur Authentifizierung verwende deine HTU-Benutzerdaten in folgender Form:

Benutzername: HTU-Benutzer (ohne @htugraz.at)
Passwort: HTU-Passwort

Eine Anleitung zur Administration über Postorius findest du HIER. Für die nahe Zukunft ist außerdem geplant, dass alle wichtigen Einstellungsmöglichkeiten in den HAM integriert werden.

 

Welche Arten von Mitgliedern gibt es bei Mailinglisten?

Es gibt im Mailman 4 Arten von "Mitgliedern" von Mailinglisten:

  • Members
    • Leute die auf der Liste sind und Nachrichten empfangen
  • Non-Members
    • Leute die an die Liste Nachrichten geschickt haben
  • Moderators
    • Leute die einfache Verwaltungsaufgaben durchführen können
  • Owners/Managers
    • Leute die alle Aspekte der Liste verwalten können

Für jede Person die in einer dieser Mitgliedsarten vertreten ist kann man einzelne Aktionen definieren. Man kann z.B. sagen, dass "Person X", die ein Non-Member einer moderierten Liste (Mails kommen erst durch wenn Moderator/Owner/Manager sie bestätigen) ist und daher keine Mails der Liste bekommt trotzdem an die Liste senden darf ohne dass die Nachrichten von "Person X" moderiert werden. Das heißt sie kommen an, ohne bestätigt zu werden.

Wie funktionieren Wildcards bei Mailinglisten?

Die Zeichenfolge "^.*" entspricht einer Wildcard. Wenn du z.B. alle Mails von allen HTU Adressen akzeptieren willst kannst du "^.*@htugraz.at" (ohne die Anführungszeichen als Non-Member zur Liste hinzufügen und dann unter Non-Member Options die entsprechende Moderationsart einstellen.

Warum werden manche Einträge in der Adminseite vom Mailman zurückgesetzt wenn ich sie ändere?

Manche Einstellungen der Mailinglisten (Benachrichtigung von Admins, bei gehaltener Nachricht sowie Benachrichtigung des Senders bei gehaltener Nachricht) haben Standardeinstellungen, sollten diese von euch geändert werden, werden sie spätestens 20 Minuten später von einem Skript wieder resettet.

Was muss ich bei einer Mailingliste beachten?

Mailinglisten sind HAM Gruppen mit dem Präfix list_ und können mit anderen HAM Gruppen sowie einzelnen Nutzern synchronisiert werden. Wenn so eine Synchronisierung eingestellt ist, werden die entsprechenden Nutzer automatisch hinzugefügt. Sie bekommen einen Namen zugewiesen, dass man sieht warum sie auf der Liste sind.

Wenn du diese Nutzer von der Liste entfernen willst, entferne sie zuerst aus der HAM Gruppe und dann von der Liste.

Der Nutzer der im HAM als Admin der Liste eingetragen ist kann nicht dauerhaft aus der Mailingliste als Admin entfernt werden. Er wird spätestens 20 Minuten nach Entfernung automatisch hinzugefügt.
Das Selbe gilt für den Listadmin (listadmin@htugraz.at).
Wenn du die Hauptverwaltung einer Mailingliste weitergeben willst verwende die "Change Manager" Funktion im HAM. Der neue Manager (und alle eingetragenen) bekommen spätestens nach 20 Minuten per Mail ein neues Passwort zur Liste zugesandt.

Es gibt 2 Methoden der Synchronisierung:

Add (Standard):

  • Alle Mitglieder der Gruppe werden zur Liste hinzugefügt
  • Die Listenmitglieder können per Hand um beliebig viele Leute erweitert werden
  • Die ausgeschiedenen Mitglieder müssen per Hand von der Liste genommen werden.

Sync

  • Das System hält die Mailingliste mit der HAM Gruppe synchron
  • Es können per Hand keine zusätzlichen Mitglieder hinzugefügt werden
  • Die ausgeschiedenen Mitglieder werden von der Liste entfernt, sobald sie aus der HAM Gruppe ausscheiden

Änderungen in der Synchronisierungsart sind per Mail an den EDV-Support anwendbar.

Wie kann ich von der Mailinglist zurückgehaltene SPAM-Mails löschen?

Wurde eine (Spam-)Mail zurückgehalten sendet dir der Mailman eine Benachrichtigung via Mail mit dem Betreff [Listenname] post from [Absender] requires approval. Diese Nachricht hat 2 Anhänge:

  •  Zurückgehaltenes (Spam-)Mail des Absenders (<betreff>.eml)
  •  Moderations Mail (confirm <zeichenfolge>.eml)

Um nun das zurückgehaltene (Spam-)Mail zu löschen, muss das Moderations Mail im Anhang göffnen und komentarlos beantwort werden. Beachte bitte, dass  die Betreffszeile nicht verändert werden darf. Du kannst natürlich auch alle Einstellungen im UI des Mailman vornehmen, aber in diesem Fall ist es per Mail einfacher.

Ich finde hier nichts, was soll ich tun?
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Die FAQs werden laufend erweitert. Solltest du keine Antwort auf deine Frage finden, schreib uns einfach eine Mail an ​edv-supportnoSpam@htugraz.at.